Ben je te lief voor je collega’s?

Je kent het wel, je collega heeft zijn deadline niet gehaald. Of hij heeft het wel gehaald, maar het is een mager stuk geworden. Je had er meer van verwacht. En hoewel je een poosje terug nog een feedbackcursus hebt gehad over het hamburger-model en de “ik-boodschap”, kies je er toch voor om er zelf dan maar het beste van te maken. Licht geïrriteerd trek je een avondje door en neem je je voor om er de volgende dag iets van te zeggen. Maar als jullie elkaar weer zien, mummel je er een beetje slap overheen.

En dat is menselijk, logisch zelfs. Slecht nieuws brengen en feedbackgesprekken vinden de meesten van ons hoogst vervelend. We kiezen liever voor de weg van de minste weerstand dan dat we het gesprek aangaan met alle mogelijke, en soms ongemakkelijke, gevolgen daarvan. Is het tijd om minder lief te worden?

Inhoud, relatie, proces

Als we elkaar feedback geven doen we dat op het niveau van inhoud, relatie of proces. Vaak voelen we ons het meest comfortabel op het niveau van de inhoud, dus gaan de meeste gesprekken daarover. Maar als de relatie niet goed is, komt er van de inhoud meestal ook niet veel terecht. Probeer maar eens een goed idee te bedenken met iemand met wie je niet door een deur kan. Onmogelijk.

Luister om te begrijpen

Voordat je verder kunt, zul je dus eerst moeten werken aan de relatie. Een van de beste manieren om dat te doen is door echt te luisteren. Klinkt eenvoudig, maar goed luisteren is best lastig. Vaak luisteren we oppervlakkig of gaan we oplossen of adviseren. Het geheim is te luisteren om te begrijpen. Dat doe je door:

• In de basis te vertrouwen op de goede intentie en oprechte inspanning van je collega,
• Je te verplaatsen in je collega en je af te vragen wat onderliggende gevoelens en behoeftes zijn,
• Net zo lang door te vragen tot jij en je collega het eens zijn over de oorzaken van de problemen van jullie samenwerking,
• Samen een paar acties te formuleren waardoor soortgelijke tegenvallers niet meer voor hoeven komen.

Wat was er gebeurd als je jouw collega had gevraagd wat er op dit moment speelt in zijn leven, wat zijn verwachtingen en behoeftes met betrekking tot dit project waren en wat mogelijk in de weg zou kunnen zitten? Dit noemen we een ‘relatie-interventie’. Misschien was je er dan achter gekomen dat zijn vader met hartfalen in het ziekenhuis ligt, of dat hij het gewoon lastig vindt om hulp te vragen. Dat zijn natuurlijk niet problemen die je zomaar even oplost, maar nu je ze kent, kun je ze in ieder geval adresseren.

Verhelder het proces

Ook kan het zijn dat het probleem ontstond door onduidelijkheid in het proces. Volgens jou was het belang van de deadline onmiskenbaar, maar je collega zag misschien niet wat de consequenties zouden zijn van het stuk een dagje later sturen. Dan is het tijd voor een ‘procesinterventie’. Bespreek met elkaar hoe je in het vervolg het proces zo kan inrichten, dat het project de grootst mogelijke kans van slagen heeft.

• Gaan we mailen, bellen of fysiek afspreken?
• Hoe vaak (dagelijks/wekelijks/maandelijks) gaan we afspreken?
• Welke tussentijdse checks gaan we doen?
• Wanneer nemen we tijd om te evalueren en zo nodig bij te stellen?
• En wie zijn de belangrijkste stakeholders en hoe houden we ze op de hoogte?

Door duidelijke afspraken te maken over het proces, worden we ons bewust van onze verwachtingen, zijn we mogelijke misverstanden voor en kunnen we snel bijsturen als dat nodig is.

Blijf in gesprek, ook als je collega het echt verprutst

Toch kan het zo zijn dat je collega het echt verprutst. De maat kan gewoon vol zijn en dat mag je die persoon dan echt wel vertellen. Maar ook dan blijft het de kunst om in gesprek te blijven, hoe lastig ook. Want het gevaar ligt op de loer dat we allerlei verwijten gaan maken of gaan vingerwijzen, en daar wordt niemand beter van. Psycholoog Marshall Rosenberg noemde dit gewelddadige communicatie. Niet omdat we elkaar naar de haren vliegen, maar omdat de we de ander in psychische zin geweld aandoen, waardoor het risico op een conflict of verwijdering ontstaat.

In dit soort situaties is het krachtig om je gevoelens en gedachtes op zo’n manier te uiten, dat de ander jou echt begrijpt, en gaat inzien wat hij of zij niet zo handig heeft aangepakt. Zo blijft er ruimte voor welgemeende excuses, waardoor het vertrouwen weer kan groeien.

Geweldloze communicatie

Geweldloze communicatie helpt je om je oordelen over het gedrag van de ander om te buigen naar je eigen gevoelens en behoeftes. Daarna volgt een verzoek dat recht doet aan de autonomie van beide partijen.

In het geval van de-collega-van-de-gemiste deadline kan dat klinken als: “Ik begrijp dat je pittige weken achter de rug hebt, en dat we van tevoren meer tijd hadden moeten nemen om te kijken hoe we dit project zouden kunnen aanpakken. Toch wil ik je graag laten weten, dat ik me best gestrest heb gevoeld doordat onze samenwerking niet liep zoals ik had gehoopt. Ik wil je vragen om de volgende keer eerder duidelijkheid te geven over wat je van mij nodig hebt.”

Dus, zijn we te lief voor elkaar of niet? Misschien is dit niet de juiste vraag. We kunnen ons eerst beter afvragen of we elkaar goed genoeg kennen (inclusief de eigenschappen waar we minder trots op zijn) en of we wel heldere afspraken hebben gemaakt over het proces. Daarnaast is het de kunst om te leren dat het best mogelijk is om iemand te laten weten dat je ergens mee zit, zonder deze persoon aan te vallen. Je kan de ander bewust maken van het effect dat zijn acties op jou hebben, zonder verwijten te maken. Misschien is dat pas echt lief, niet alleen voor de ander, maar ook voor jezelf.